Fra utdatert PDF til levende hovedplan

Hovedplanen samler utredninger, mål og tiltak på ett sted. Det gjør det enklere å svare ut spørsmål i byggesaker, prioritere tiltak riktig og forklare politikerne hvorfor investeringene trengs.

Mot slutten av arbeidet med den nye hovedplanen utviklet kommunen også en digital hovedplan for å kunne følge opp mål og tiltak bedre og raskere i hverdagen.

Utfordringen: spredt kunnskap og stort etterslep

Da kommunens forrige hovedplan kom i 2018, var det behov for et bedre kunnskapsgrunnlag og en oppgradering innen vann og avløp.

Siden da hadde rammene endret seg: et revidert EU-direktiv for avløp, en tredjedel lavere forventet vannforbruk og mer overvann som følge av klimaendringer. Samtidig er etterslepet stort på ledningsnett, renseanlegg og pumpestasjoner, og vannlekkasjene har økt.

I tillegg var kunnskapen i kommunen spredt. Utredninger om vann og avløp lå i plan- og byggesaker i arkivet, sortert etter eiendom. Det gjorde dem vanskelige å finne for en avdeling som jobber områdebasert.

Løsningen: en hovedplan som lever

Malvik ønsket å ha en hovedplan som blir brukt i det daglige. Sammen med Asplan Viak utviklet de derfor en digital hovedplan fra bunnen av, og tilpasset den til behovene til en mellomstor kommune.

– Mange kommuner bruker mye penger på å lage en hovedplan. Men ingen kommer til å lete opp en PDF i arkivet. Skal planen bli brukt, må den være visuell, sier Cristina Velasco Mencia, prosjektleder for hovedplan VAO i Malvik kommune.

Løsningen har en offentlig del for innbyggere og politikere, og en intern del for VA-avdelingen og prosjektlederne. Over 100 dokumenter kobles til det digitale kartet, og hvert tiltak får et tiltakskort med historikk. Da er det lett å se hvorfor et prosjekt er satt på vent.

– En levende, digital plan gjør tidligere utredninger mer tilgjengelige, ikke minst for nye ansatte, og kobler i tillegg sammen plansaker, byggesaker og eiendomssaker, sier Cristina.

Resultat: raskere svar og tydeligere prioriteringer

Løsningen er nylig tatt i bruk, og avdelingen ser allerede hvor gevinstene kommer:

• Raskere svar i byggesaker. Brannvann er et spørsmål i hver eneste byggesak. Med et kart det går an å zoome i, tar det kort tid å svare.
• Bedre prosjektoppstart. Tidligere utredninger er samlet i kartet, så det er lett å finne relevant kunnskap før et prosjekt starter.
• Bedre dialog med politikerne. Avdelingen kan oppdatere informasjon og vise konsekvensene av ulike prioriteringer uten å lage en ny politisk sak hver gang.
• En plan som lever. Mange endringer kan gjøres fortløpende, uten en full revisjon av planen.

For virksomhetsleder for kommunalteknikk Trine Brattland Pynten er det viktig at målene i planen ikke blir glemt.

– Det er veldig lett å sette seg mål i en hovedplan som skal vare i ti år, og så snakker man ikke noe særlig om dem før man er på slutten. Når målene ligger på forsiden hele tiden, blir det lettere å vurdere hvert prosjekt opp mot disse før vi beslutter noe, sier hun.

Hun mener løsningen også gjør det lettere å vise konsekvensene av politiske prioriteringer.

– Vi er politisk styrt, og ofte er det ikke like populært å klippe snora til en avløpspumpestasjon som til en ny skole eller idrettshall. Derfor er det enda viktigere å synliggjøre hva hvert valg betyr.

Visuell plan gjør arbeidet lettere å forstå

Neste steg for kommunen blir å ta i bruk den interne delen av hovedplanen, og videreutvikle løsningen sammen med Asplan Viak etter hvert som erfaringene kommer. På sikt ser Malvik for seg en modul som gir samlet oversikt over framdriften i alle prosjekter og tiltak – fra investeringer til drift.

Virksomhetslederen anbefaler andre kommuner å vurdere en digital hovedplan, og å komme i gang med de dataene de har. Løsningen krever ikke store datamengder for å gi effekt.

– Vi som jobber med vann og avløp, blir fort fagnerder, og vi er ikke alltid like flinke til å forklare andre hva vi holder på med. Det å visualisere arbeidet er viktig for at andre skal forstå hvorfor vi jobber som vi gjør, sier hun.