Borte best?

Hvordan får man de ansatte til å velge arbeidsplassen foran hjemmekontoret? Interiørarkitektene vet svaret.

-Som arbeidsgiver er de ansatte din viktigste ressurs når du skal gjøre en endring på arbeidsplassen. Ikke vær redd for å dele visjonen din, sier interiørarkitekt Bente Handberg. Hun har hjulpet mange arbeidsgivere gjennom endringsprosesser knyttet til kontoret.

Bente Handberg, interiørarkitekt i Asplan Viak og ekspert på arbedsplassutforming.

Etter pandemien har det å få de ansatte tilbake på jobb blitt et hovedtema for mange arbeidsgivere.

– Vi har data som viser at den fleksible og varierte arbeidsplassen gir de lykkeligste arbeidstakerne, sier Annetin Hurum, også interiørarkitekt i Asplan Viak.

– Det betyr en arbeidsplass som er tilpasset jobben du skal gjøre, enten det er dypt konsentrert arbeid eller idémyldring med hele teamet. Samtidig må kontoret ha tilstrekkelig variasjon mellom enkeltplasser, stillerom, møterom i ulike størrelser og sosiale soner. Lykkes du med det som arbeidsgiver, er sjansen stor for at du får fornøyde medarbeidere, sier Hurum.

Kontor og strategi hører sammen

Ta medarbeiderne med fra start, og legg opp til medvirkning der det er tydelig hva de faktisk kan påvirke og hva som er bestemt, oppfordrer Handberg.

-Lag egne arbeids- og styringsgrupper der de ansatte er inkludert, og sørg for god internkommunikasjon fra begynnelse til slutt.

Statens Vegvesen fikk nye rammer rundt hverdagen på kontoret

-Som arbeidsgiver bør du ta deg tid til å gjøre jobben grundig, tenke godt gjennom hva du vil oppnå med endringen og bruke den fantastiske muligheten et nytt eller rehabilitert kontor er til å skape ny begeistring og stolthet blant de ansatte. Da kan kontoret virkelig bli en suksessfaktor for hele selskapet.

Interiørarkitektens tips til et vellykket kontor

Asplan Viak har et stort interiørarkitektmiljø, og flere spesialister på arbeidsplassutforming og leietakertilpasning. Interiørarkitektene jobber mye med moderne, fleksible arbeidsformkonsepter og såkalte aktivitetsbaserte løsninger (ABW). De har solid kompetanse på bærekraft og ombruk, og er del av et stort, tverrfaglig miljø som gjør det enkelt å tenke helhetlig.

Asplan Viak har kontorer over hele landet, og kan hjelpe deg uansett hvor du holder til.

Vi har hjulpet mange arbiedsgivere med å redusere både leieutgifter og CO2-avtrykk gjennom å redusere størrelsen på kontorarealet. Å ha for store arealer kan faktisk påvirke arbeidsmiljøet negativt, akkurat som for små. Det viktigtste er at man kartlegger hvilke funksjoner man trenger for å trives på jobb. Er det nok stillerom? Gode samhandlingssoner? Er akustikken og belysningen god? En grundig og inkluderende prosess har alt å si for et godt resultat.

De fleste av oss har større eller mindre motforestillinger mot endring. Det er helt normalt. Denne motstanden bunner ofte i usikkerhet, og som arbeidsgiver har du alt å vinne på å minimere denne usikkerheten. Involver de ansatte i hvorfor det er ønskelig å gå bort fra cellekontor, og vær ærlig om både fordeler og ulemper. Det finnes mye forskning på hva som er potensielle utfordringer med åpent kontorlandskap, og det er mye det går an å gjøre for å kompensere for dette.

De ansatte er din viktigste ressurs når du skal gjøre en endring på arbeidsplassen. Ikke vær redd for å dele visjonen din! Ta medarbeiderne med fra start, og legg opp til medvirkning der det er tydelig hva de faktisk kan påvirke og hva som er bestemt. Lag egne arbeids- og styringsgrupper der de ansatte er inkludert, og sørg for god internkommunikasjon fra begynnelse til slutt.

Det beste stedet å starte er å gjennomføre en undersøkelse som gir dere fakta om tilstedeværelsen på kontoret. Vi har en tendens til å rapportere at vi er mer på kontoret enn det som egentlig er tilfelle, og diskusjonen blir bedre om både ledelse og arbeidstakere har felles virkelighetsopfatning.

Snakk om hva dere trenger

Med det som utgangspunkt kan dere sammen finne ut av hva som trengs for at kontoret skal oppleves som attraktivt – enten det er en bedre kaffemaskin og gode fellesarealer, bedre mulighet for konsentrasjon og støyskjerming – eller helt andre ting. Å la ting skure og gå for lenge er aldri lurt, og ofte viser det seg at mange ansatte ønsker at kontoret skal være en sosial og faglig møteplass.

Annetin Hurum, fagansvarlig interiørarkitekt, MNIL

Kontoret er designet for at folk skal jobbe der, og hjemmet er designet for å bo der. Likevel er det mange som foretrekker å jobbe hjemmefra. Når vi spør folk hva de mener er det viktigste med arbeidsplassen, svarer mange at det er å møte kollegaer. Med andre ord: Hvis mange velger å jobbe hjemmefra, blir kontoret mindre attraktivt. Så vi må finne lokkemidler for å dra de viktigte kollegaene tilbake til kontoret!