Skaper gode rammer for hverdagen på kontoret

«Fargerike, varme og hyggelige lokaler som skaper en god arbeidshverdag» var de ansattes eget ønske for interiørkonseptet i Statens vegvesens nye hovedkontor i Valle Vision på Helsfyr i Oslo. Interiørarkitektene i Asplan Viak var med gjennom hele prosessen – fra søk etter nytt kontor og helt frem til innflytting og møblering.

Hvilke behov skal dekkes?

Sammen med ledere og brukergruppen i Statens vegvesen gjorde interiørarkitekten en omfattende kartlegging av hvordan de ansatte i vegvesenet jobber, hvilke behov de har nå og i framtiden og vurdert ulike bygg opp mot dette. Denne jobben er ofte utgangspunktet når man går løs på en prosess med endringer av det fysiske arbeidsmiljøet, forteller Annetin Hurum, som er fagsjef for interiørarkitektur i Asplan Viak.

– Det er stor variasjon når det gjelder hva de ansatte trenger, men likevel er det noe som er like viktig for alle. Folk ønsker seg først og fremst forutsigbarhet i arbeidshverdagen. Uavhengig av hvilken type arbeidsplasskonsept man har, om man har fast plass eller deler plasser med andre, så må man som ansatt vite hva man kommer til på arbeidsplassen, sier Hurum.

– Det er flere måter å sikre forutsigbarhet på. Med sensorteknologi kan du booke hvor du vil sitte fra en app på mobilen, med tilgang både til arbeidsplasser, multirom og andre typer rom. Om du vil, kan du planlegge hele uka i forkant. Men også uten denne typen teknologi kan man skape forutsigbarhet, slik at folk vet hvor de kan sette seg, hvor ulike rom og funksjoner er og så videre, forteller Hurum. – Det handler i stor grad om kommunikasjon og brukermedvirkning.

– Hva har vært behovene til Statens vegvesen på arbeidsplassen og hvordan har dere løst det?

– Det har vært å ha gode arbeidsplasser som er tilrettelagt både for konsentrasjon og samhandling. Gode konsentrasjonssoner, skjermet fra støy og trafikk, møterom og samhandlingssoner, prosjektrom og sosiale soner. I tillegg hadde de et overordnet mål om å få til enda bedre samarbeid på tvers av avdelinger. Derfor har vi lagt vekt på fleksible løsninger som kan endres ved behov.

Attraktivt å være på kontoret

Prosjektet med Statens vegvesen startet i januar 2021, og har pågått frem til nå.  Som i de fleste andre virksomheter har det vært viktig at flest mulig skal ønske å være på kontoret, at det skal være en attraktiv arbeidsplass både for de ansatte som allerede jobber der og med tanke på videre rekruttering. Endringen de gikk gjennom er fra å ha faste plasser til plassdeling.

– Fordi det er et mer fleksibelt konsept enn det tradisjonelle, kan vi tilrettelegge lokalene slik at de får flere funksjoner inn på et tilmålt areal, forteller Hurum. – Én pult per ansatt krever mer areal enn 70 prosent dekning av arbeidspulter. Det er alltid noen som ikke er på kontoret, og man kan bruke det overskytende arealet til andre rom som multirom, samarbeidssoner og hyggelige kaffebarer.

Planlegging fra A til Å

For kunden er det en fordel å kunne få bistand gjennom hele prosessen.

– Sammen kan vi komme fram til strategiske mål med arbeidsplassen, hva skal kontoret bidra til? Vi kan bidra med prosessledelse for både ledere og medarbeidere, hjelpe dem med søk i markedet, lage kravspesifikasjon og innplassere romløsninger i bygg, hjelpe dem å utnytte arealet de har på en bedre måte, lage nye planløsninger og skape ønsket identitet og stemning på kontoret. Asplan Viak har høy kompetanse både på ombruk og rehabilitering, og bistår med konsepter både i gamle bygg og i nye. Vi har tverrfaglig kompetanse på dette – alt fra romløsninger til elektro og akustikk, avslutter Hurum.